Por qué las alertas de su ERP no reducen los retrasos
Casi todas las empresas que visitamos tienen alertas configuradas. Y casi todas siguen enterándose tarde de lo mismo. No es que las alertas estén mal puestas: es que avisar y resolver son dos trabajos distintos, y los sistemas de registro solo saben hacer el primero.
El hueco entre el aviso y el cierre
Salta la alerta: un pedido de compra llega tarde. A partir de ahí hay que mirar a qué órdenes de fabricación afecta, qué pedidos de cliente dependen de esas órdenes, llamar al proveedor, pactar una fecha nueva, avisar a comercial y a planta, cambiar la fecha en el sistema y volver a comprobarlo el jueves.
Nada de eso lo hace el ERP, porque nada de eso es registrar. Es cruzar información de varios sitios, aplicar criterio, escribir a personas distintas por canales distintos y volver días después. Ese trabajo lo hace una persona, y por eso cuesta lo que cuesta.
La consecuencia es que la alerta se convierte en una cola. Si hay veinte alertas al día y capacidad para atender cinco, quince quedan sin cerrar, y el sistema sigue marcándolas como avisadas.
Tres síntomas de que las alertas se han convertido en ruido
- Nadie las mira ya. Si una alerta salta todos los días y casi nunca exige acción, el equipo aprende a ignorarla. El coste no es la alerta: es que también se ignoran las que sí importaban.
- Se han duplicado en una hoja de cálculo. Cuando alguien mantiene su propia lista al margen del sistema es porque el sistema no le dice lo que necesita saber para actuar.
- La reunión del lunes sigue siendo necesaria. Si hace falta juntar a cinco personas para saber qué está parado y quién lo tiene, el aviso no ha servido: lo que falta no es información, es cierre.
Qué cambia cuando algo se ocupa de cerrar
Un agente no añade otra alerta. Coge la que ya existe y hace lo que haría la persona: comprueba en los sistemas a quién afecta, avisa a cada uno por el canal que lee, reclama al que tiene que contestar, propone la reprogramación cuando hace falta y vuelve a comprobar que se cumplió.
Lo importante no es que actúe, sino que actúe dentro de un criterio escrito por la empresa y deje registro de qué vio, qué aplicó y quién lo autorizó. Sin eso sería otra caja negra, y de esas ya hay bastantes.
El indicador que se mueve no es «número de alertas»: es el tiempo entre que aparece la desviación y alguien responde, y el porcentaje de avisos que terminan cerrados sin intervención.
Por dónde empezar sin montar un proyecto
Coja la alerta que más veces salta y cuente, durante una semana, cuántas terminan en acción y cuántas quedan en nada. Ese número suele bastar para tomar la decisión.
Después mire qué tendría que haber hecho alguien en cada una. Si se puede escribir en tres frases, se puede delegar; si no se puede escribir, primero hay que ordenar el proceso, y ahí ninguna tecnología ayuda.