Procesos que un agente de IA cierra de principio a fin dentro de su ERP
Un agente de IA rinde donde hoy se van las horas de coordinación: tareas que se repiten muchas veces a la semana, siguen una regla que se puede escribir y dependen de que alguien se acuerde. Estos son 14 procesos de 8 departamentos donde eso ocurre en casi cualquier empresa con operaciones, con lo que hace el agente, lo que se queda en personas y el indicador con el que se mide.
Los procesos, departamento a departamento
Dirección
Decide las prioridades de la semana y quién responde de cada una.
Comercial
Decide a qué cliente se oferta, a qué precio y cuándo se le vuelve a llamar.
Del requisito a la oferta calculada
Se dispara cuando: Entra una petición de oferta por correo, por teléfono o desde la web.
Se mide con: Días hasta enviar la oferta.
Ver el procesoSeguimiento de ofertas
Se dispara cuando: Una oferta enviada cumple el plazo de seguimiento acordado sin respuesta del cliente.
Se mide con: Ofertas con seguimiento en plazo.
Ver el procesoCompras
Decide a quién se compra, a qué precio y para qué fecha.
Producción, calidad y mantenimiento
Decide qué se fabrica o se atiende hoy, qué se para cuando algo falla y qué no puede volver a fallar.
No conformidades
Se dispara cuando: Se registra una no conformidad o una reclamación de cliente.
Se mide con: Acciones cerradas en plazo.
Ver el procesoAvisos de avería
Se dispara cuando: Un operario dicta la avería por voz o la línea se para.
Se mide con: Tiempo entre incidencia y respuesta.
Ver el procesoLogística y almacén
Decide qué se repone, qué sale hoy y quién lo lleva.
Reposición de almacén
Se dispara cuando: La cobertura de un artículo cae por debajo del mínimo.
Se mide con: Roturas de material.
Ver el procesoPruebas de entrega y portes
Se dispara cuando: Una expedición sale del almacén y su prueba de entrega no ha vuelto firmada dentro del plazo previsto.
Se mide con: Días entre entrega y factura emitida.
Ver el procesoAtención al cliente
Decide qué incidencia va primero y qué se le promete al cliente.
Administración y finanzas
Decide qué se paga, qué se reclama y cuándo se da el mes por cerrado.
Factura, albarán y pedido
Se dispara cuando: Entra una factura de proveedor por correo: PDF, foto o texto.
Se mide con: Coste administrativo por factura.
Ver el procesoReclamación de cobros
Se dispara cuando: Una factura pasa de vencimiento en el ERP.
Se mide con: Periodo medio de cobro.
Ver el procesoConciliación y cierre mensual
Se dispara cuando: Se acerca la fecha de cierre, o entra un extracto bancario con movimientos sin conciliar.
Se mide con: Días de cierre.
Ver el procesoVencimientos de contratos y licencias
Se dispara cuando: Un contrato, una póliza, una licencia o un certificado entra en su ventana de vencimiento.
Se mide con: Vencimientos atendidos con antelación.
Ver el procesoPersonas
Decide quién cubre cada turno y qué documentación tiene que estar en vigor.
Si su departamento no está aquí, no significa que no se pueda: el mecanismo es el mismo y lo que cambia son los criterios de cada casa. El mapa completo está en qué se puede delegar, departamento a departamento.
Cómo se elige el primer proceso
No se empieza por el proceso más ambicioso, sino por el que devuelve una medición pronto. En el diagnóstico se hace el censo de tareas: con quien ejecuta el proceso se anota, tarea a tarea, cuántas veces por semana se hace y cuántos minutos cuesta —el método está contado en cómo medir las horas que se pierden en tareas manuales—. Con eso se decide:
- Qué se ejecuta sin preguntar: lo frecuente y con regla escrita.
- Qué necesita visto bueno: lo que toca dinero, clientes o planificación.
- Qué se queda en personas: lo raro y de mucho criterio, como elegir un proveedor nuevo.
Cada proceso arranca en observación, con permisos por proceso y registro de cada actuación. La explicación completa de qué es un agente y cómo se controla está en la guía de agentes de IA para empresas.
Y si prefiere mirarlo desde su sector —dónde se van las horas en una fábrica, en una distribuidora, en obra o en un despacho— está contado en agentes de IA por sector.
Elija un proceso. Le decimos qué partida de su cuenta de resultados toca y qué puede cerrar el agente.
El diagnóstico son dos sesiones de trabajo. El agente de diagnóstico le ayuda a preparar la conversación; la reunión es con una persona de ICRONO.
Veamos por dónde empezar