Conciliación de factura, albarán y pedido: la que cuadra se contabiliza, la que no se reclama el mismo día
Un agente de IA para cuentas a pagar recoge las facturas de proveedor donde llegan —correo, PDF, foto o factura electrónica—, extrae proveedor, número, fechas, bases e importes, y las cruza línea a línea con el pedido y el albarán del ERP. La que cuadra dentro de tolerancia queda lista para contabilizar. La que no cuadra se clasifica por causa y se reclama al proveedor con la diferencia explicada. Los duplicados se detectan antes de pagar.
El problema, tal como suele contarse
El cotejo de tres puntas se hace a ojo, factura a factura. Las diferencias suelen ser pequeñas y repetitivas: portes, redondeos, una unidad de medida distinta, una tarifa antigua, una entrega parcial. Como nadie tiene tiempo de analizar el patrón, se resuelven caso a caso, para siempre.
Además no hay un único buzón de entrada ni un circuito claro de aprobación. La factura espera a que alguien la encuentre, la case y localice a quien dio el visto bueno al precio.
Por qué el ERP no lo resuelve
El ERP bloquea la factura que no cuadra, y hace bien. Lo que no hace es leer el PDF, investigar por qué no cuadra, escribir al proveedor ni reconocer que esa diferencia es la misma que la del mes pasado. El trabajo caro está antes de la puerta del ERP.
Qué hace el agente, paso a paso
Se dispara cuando: Entra una factura de proveedor por correo: PDF, foto o texto. Todo arranca en observación: el agente propone y su equipo compara, y la autonomía de cada paso se fija por escrito.
- Recoge las facturas de los buzones donde entran hoy, sin cambiar el canal del proveedor.Sin preguntar
- Extrae proveedor, número, fecha, vencimiento, bases, impuestos y líneas.Sin preguntar
- Cruza importes y cantidades con el pedido y el albarán del ERP, línea a línea.Sin preguntar
- Deja lista para contabilizar la que cuadra dentro de la tolerancia que fije administración.Sin preguntar, dentro de la tolerancia
- Clasifica y reclama la que no cuadra, por tipo de diferencia, y escribe al proveedor pidiendo abono o rectificativa con el detalle exacto.Sin preguntar, con plantilla aprobada
- Detecta duplicados antes del pago, comparando importe, número y concepto con el histórico.Sin preguntar
- Escala a administración lo que requiere criterio, con la explicación ya hecha.Decide una persona
Con qué sistemas trabaja
- ERP: pedidos, albaranes de entrada y contabilidad de proveedores
- Buzones donde llegan las facturas
- Entrada de factura electrónica, si la hay
- Correo para las reclamaciones a proveedores
No se sustituye ningún sistema ni se migra nada. El alcance de cada conexión se cierra en el diagnóstico, porque depende de la versión y la configuración de cada uno. Allí se le dice también, por escrito, qué parte está construida y qué parte se configura para su proceso.
Cómo se mide
| Indicador | Cómo se mide |
|---|---|
| Coste administrativo por factura | Horas de cotejo y gestión sobre facturas tramitadas, contadas en el censo del diagnóstico. |
| Facturas bloqueadas y días de bloqueo | Se mide en el ERP, antes y después. |
| Diferencias detectadas antes del pago | Importe y número de diferencias o duplicados frenados antes de pagar. |
La línea base se mide en el diagnóstico, con sus datos y antes de tocar nada. Si el indicador acordado no se mueve, no se sigue.
Qué cambia en el día a día
El cajón de facturas paradas se queda en las que de verdad necesitan una decisión. El proveedor recibe la reclamación el mismo día, no tres semanas después. Y la previsión de pagos incluye también las facturas que acaban de entrar por correo.
Preguntas frecuentes
¿Sirve con facturas en PDF escaneado o en foto?
Sí. El agente lee el documento tal como llega. Cuando un dato no se puede leer con seguridad, no lo inventa: la factura pasa a revisión de una persona con el campo dudoso señalado.
¿Quién decide la tolerancia para dar una factura por buena?
Administración, por escrito y antes de empezar: por importe, por porcentaje o por tipo de diferencia. Todo lo que queda fuera de esa tolerancia lo ve una persona.
¿Contabiliza el agente directamente en el ERP?
Solo si la empresa lo autoriza y en el ámbito acordado. Lo habitual es empezar dejando las facturas preparadas para contabilizar, y ampliar cuando el equipo ha comparado durante unas semanas lo que propone el agente con lo que habría hecho.
Traiga este proceso a la primera reunión. Le decimos cuántas horas le cuesta hoy.
El diagnóstico es gratuito y sale con el mapa del proceso, el indicador con su línea base y la hoja de coste anual. Si no compensa, se lo decimos.
Veamos dónde se van las horas