Reposición antes de la rotura: el pedido preparado para su visto bueno y el proveedor perseguido hasta la fecha
Un agente de IA para reposición vigila la cobertura de cada artículo con el consumo real de las últimas semanas y el plazo real de cada proveedor, no el de la ficha. Cuando una referencia va a romper, prepara el pedido con cantidad y proveedor y lo deja para su visto bueno. Una vez aprobado, persigue al proveedor hasta tener fecha confirmada. Además señala los mínimos que ya no corresponden al consumo.
El problema, tal como suele contarse
Los parámetros de aprovisionamiento —stock de seguridad, punto de pedido, plazo del proveedor— se fijaron una vez y no se han revisado, porque revisarlos referencia a referencia es imposible a mano. Mientras tanto han cambiado el consumo, la estacionalidad y los plazos reales.
El resultado es doble: tesorería inmovilizada en material que no rota y roturas en el que sí rota. Y cuando el dato de stock pierde credibilidad, todo el mundo vuelve a bajar a comprobar.
Por qué el ERP no lo resuelve
El ERP aplica los parámetros que tenga con total obediencia. No los cuestiona, no los recalcula con el consumo real, no avisa de que están desfasados y no persigue al proveedor después de lanzar el pedido.
Qué hace el agente, paso a paso
Se dispara cuando: La cobertura de un artículo cae por debajo del mínimo. Todo arranca en observación: el agente propone y su equipo compara, y la autonomía de cada paso se fija por escrito.
- Vigila la cobertura de cada referencia con el consumo real reciente y las órdenes que la van a consumir.Sin preguntar
- Calcula el plazo real de cada proveedor a partir de las recepciones, no el de la ficha.Sin preguntar
- Prepara el pedido cuando una referencia va a romper: cantidad, proveedor habitual y fecha necesaria.Con su visto bueno
- Persigue al proveedor hasta tener la fecha confirmada y la registra en el ERP.Sin preguntar
- Señala las referencias cuyo mínimo ya no corresponde al consumo, en tandas manejables y empezando por las de más impacto, con el efecto de cambiarlo.Decide una persona
- Dirige el recuento: propone cada día las pocas referencias que merece la pena contar, en lugar de un inventario anual.Sin preguntar
Con qué sistemas trabaja
- ERP: stock, consumos, recepciones y parámetros de aprovisionamiento
- Órdenes de fabricación o pedidos de venta que consumen material
- Correo o WhatsApp Business (API oficial) para proveedores y almacén
- Recuentos desde el móvil
No se sustituye ningún sistema ni se migra nada. El alcance de cada conexión se cierra en el diagnóstico, porque depende de la versión y la configuración de cada uno. Allí se le dice también, por escrito, qué parte está construida y qué parte se configura para su proceso.
Cómo se mide
| Indicador | Cómo se mide |
|---|---|
| Roturas de material | Roturas por referencia en el periodo, medidas contra el stock para no comprar una cosa a costa de la otra. |
| Stock con cobertura excesiva | Valor del material con cobertura muy por encima de su consumo. |
| Exactitud de inventario | Referencias contadas con desviación dentro de tolerancia. |
La línea base se mide en el diagnóstico, con sus datos y antes de tocar nada. Si el indicador acordado no se mueve, no se sigue.
Qué cambia en el día a día
Compras recibe pedidos preparados y justificados en lugar de urgencias. Los mínimos dejan de ser una reliquia. Y el jefe de almacén cuenta unas pocas referencias al día con criterio en lugar de parar dos días en enero.
Preguntas frecuentes
¿Es un sistema de previsión de demanda?
No. La previsión estadística de demanda es otra disciplina. El agente trabaja con el consumo real, las órdenes ya previstas y el plazo real del proveedor, y ejecuta la reposición; no sustituye a un modelo de previsión.
¿Lanza pedidos sin que nadie los apruebe?
Lo habitual es que el pedido quede preparado para el visto bueno de compras. Solo se amplía la autonomía, y dentro de un importe o unas referencias acotadas, si la empresa lo decide por escrito.
¿Qué pasa si el stock del sistema no es fiable?
Es frecuente. Por eso el agente propone recuentos dirigidos a las referencias que descuadran, y registra el patrón cuando el descuadre se repite en el mismo punto del proceso.
Traiga este proceso a la primera reunión. Le decimos cuántas horas le cuesta hoy.
El diagnóstico es gratuito y sale con el mapa del proceso, el indicador con su línea base y la hoja de coste anual. Si no compensa, se lo decimos.
Veamos dónde se van las horas