Agente de IA para compras: la fecha que confirma el proveedor, en el ERP y sin llamadas
Un agente de IA para compras vigila los pedidos abiertos y el buzón de proveedores. Lee cada confirmación aunque llegue en un PDF adjunto o en el cuerpo de un «RE: RE: pedido», la compara línea a línea con el pedido del ERP y actualiza la fecha cuando coincide. Si el proveedor retrasa o cambia el precio, avisa al comprador con las dos versiones y a producción y comercial con los pedidos de cliente afectados. Y reclama la confirmación que no llega.
El problema, tal como suele contarse
El ciclo pedido → confirmación → recepción se rompe en la confirmación. Llega por correo, con un formato distinto por proveedor, y nadie tiene tiempo de abrir decenas de mensajes al día y compararlos con el pedido. El planificador trabaja con una fecha que el proveedor ya ha desmentido.
El seguimiento de lo pendiente se hace con una hoja de cálculo y memoria. No salta ninguna alerta cuando un pedido entra en riesgo: el comprador reacciona cuando alguien de planta pregunta por el material. Y como no queda histórico de incumplimientos, se sigue comprando a quien siempre llega tarde.
Por qué el ERP no lo resuelve
El ERP tiene un campo de fecha confirmada que se rellena a mano, y por eso casi nunca se rellena. Saca un listado de pedidos pendientes, pero un listado no lee el correo, no abre el PDF, no llama a nadie y no distingue lo urgente de lo que puede esperar.
Qué hace el agente, paso a paso
Se dispara cuando: Un pedido de compra entra en zona de riesgo o un proveedor contesta con otra fecha. Todo arranca en observación: el agente propone y su equipo compara, y la autonomía de cada paso se fija por escrito.
- Vigila el buzón de compras y los pedidos pendientes de recibir, cruzados con las órdenes de fabricación y los pedidos de cliente que dependen de cada uno.Sin preguntar
- Lee y compara cada confirmación: referencia, cantidad, precio y fecha, línea a línea contra el pedido del ERP.Sin preguntar
- Actualiza la fecha confirmada en el ERP cuando todo coincide, sin molestar a nadie.Sin preguntar, dentro del ámbito acordado
- Avisa al comprador si hay discrepancia, con pedido y confirmación en paralelo; y a producción y comercial si el retraso toca un pedido de cliente, cada uno por su canal.Sin preguntar
- Reclama al proveedor que no ha confirmado en el plazo acordado, con la plantilla aprobada y copia al comprador.Sin preguntar
- Propone la reprogramación cuando un retraso compromete una entrega, para que la decida quien corresponde.Con su visto bueno
- Registra el cumplimiento real por proveedor y referencia, para la revisión mensual y la negociación anual.Sin preguntar
Con qué sistemas trabaja
- ERP: pedidos de compra, recepciones y órdenes de fabricación
- Buzón de compras o buzón dedicado a proveedores
- WhatsApp Business (API oficial) o correo para avisar a planta y comercial
- Tarifas y fichas de proveedor
No se sustituye ningún sistema ni se migra nada. El alcance de cada conexión se cierra en el diagnóstico, porque depende de la versión y la configuración de cada uno. Allí se le dice también, por escrito, qué parte está construida y qué parte se configura para su proceso.
Cómo se mide
| Indicador | Cómo se mide |
|---|---|
| Cumplimiento de plazo del proveedor | Líneas recibidas en la fecha confirmada sobre líneas recibidas. Se mide en el ERP. |
| Líneas con fecha confirmada y cotejada | Pedidos cuya confirmación se ha comparado con el pedido y registrado. |
| Horas de persecución por semana | Se cuentan en el censo de tareas del diagnóstico, antes y después. |
La línea base se mide en el diagnóstico, con sus datos y antes de tocar nada. Si el indicador acordado no se mueve, no se sigue.
Qué cambia en el día a día
El comprador deja de llamar a treinta proveedores y revisa las cuatro excepciones que importan. Las fechas del ERP pasan a ser las que ha dicho el proveedor. Las subidas de precio se discuten cuando llegan, no cuando aparecen en la factura.
Preguntas frecuentes
¿Tiene que cambiar el proveedor su forma de enviar las confirmaciones?
No. El agente lee lo que ya llega: correos, PDF adjuntos o texto en el cuerpo del mensaje, con el formato de cada proveedor. No se le pide al proveedor ningún portal ni plantilla nueva.
¿Qué pasa si el proveedor confirma un precio distinto al del pedido?
El agente no lo acepta por su cuenta. Avisa al comprador con el precio del pedido y el confirmado en paralelo, y la fecha o el precio solo se actualizan en el ERP cuando el comprador lo decide.
¿Escribe el agente a los proveedores en nombre de la empresa?
Sí, si la empresa lo autoriza: con plantillas aprobadas, desde el buzón o el canal que se acuerde, y dejando registro de cada mensaje y de cada respuesta. Cuando escribe, dice que es un sistema y de quién depende.
Traiga este proceso a la primera reunión. Le decimos cuántas horas le cuesta hoy.
El diagnóstico es gratuito y sale con el mapa del proceso, el indicador con su línea base y la hoja de coste anual. Si no compensa, se lo decimos.
Veamos dónde se van las horas