Reclamación de cobros con un agente de IA: sale cada día, con constancia, sin depender de que alguien tenga tiempo
Un agente de IA para cobros lee cada día las facturas vencidas del ERP y aplica el guion de reclamación que fija la dirección: recordatorio, correo al contacto de pagos con copia al comercial, y ficha para llamada cuando toca. Antes de reclamar comprueba si la factura tiene algún defecto formal que explique el impago, registra cada respuesta y cada promesa de pago, y vuelve a avisar si la fecha prometida se pasa.
El problema, tal como suele contarse
No hay un procedimiento con escalado por días de vencimiento, importe y cliente: todo depende de la carga de trabajo de administración esa semana. La reclamación sale tarde, sale una vez y no se sigue.
Y muchos impagos no son impagos. Son facturas rechazadas por un motivo formal —falta la referencia del pedido, no está subida al portal del cliente, el albarán no iba firmado— que nadie ha investigado, así que se reclama dinero cuando lo que había que hacer era corregir la factura.
Por qué el ERP no lo resuelve
El ERP saca el listado de vencidos perfectamente. Lo que no hace es reclamar: no escribe al cliente, no distingue el impago real del rechazo formal, no escala y no registra la promesa de pago que se hizo por teléfono.
Qué hace el agente, paso a paso
Se dispara cuando: Una factura pasa de vencimiento en el ERP. Todo arranca en observación: el agente propone y su equipo compara, y la autonomía de cada paso se fija por escrito.
- Lee el vencido cada día, por cliente, importe y antigüedad.Sin preguntar
- Comprueba si hay una incidencia o un defecto formal que justifique el impago: referencia de pedido, estado en el portal del cliente, albarán firmado. Si lo hay, abre la corrección en lugar de reclamar.Sin preguntar
- Escribe al cliente con la plantilla aprobada para cada tramo, con la factura adjunta y copia al comercial cuando toque.Sin preguntar
- Registra cada respuesta y cada promesa de pago con su fecha, y vuelve a avisar si la fecha se pasa.Sin preguntar
- Escala al responsable a la tercera reclamación sin respuesta, con el histórico de lo enviado y de lo contestado, para que la llamada la haga una persona.Decide una persona
- Informa cada semana a dirección financiera del vencido por tramos: qué se ha hecho y qué necesita decisión.Sin preguntar
Con qué sistemas trabaja
- ERP: cartera de clientes, vencimientos y cobros
- Correo y, si el cliente lo usa, su portal de proveedores
- CRM o ficha de cliente, para avisar al comercial
- Conciliación bancaria, para cerrar el caso al cobrar
No se sustituye ningún sistema ni se migra nada. El alcance de cada conexión se cierra en el diagnóstico, porque depende de la versión y la configuración de cada uno. Allí se le dice también, por escrito, qué parte está construida y qué parte se configura para su proceso.
Cómo se mide
| Indicador | Cómo se mide |
|---|---|
| Periodo medio de cobro | Días reales de cobro frente a las condiciones pactadas. Se mide en el ERP. |
| Saldo vencido por tramos | Importe vencido a más de 30, 60 y 90 días. |
| Facturas rechazadas por defecto formal | Cuántas estaban sin cobrar por un motivo corregible y no por impago. |
La línea base se mide en el diagnóstico, con sus datos y antes de tocar nada. Si el indicador acordado no se mueve, no se sigue.
Qué cambia en el día a día
La reclamación sale sola y queda constancia. El comercial sabe que su cliente debe dinero antes de la siguiente visita. Administración solo hace las llamadas que hacen falta, con el histórico delante.
Preguntas frecuentes
¿No es agresivo que un sistema reclame a los clientes?
El tono y los plazos los fija la empresa en plantillas aprobadas, tramo a tramo. Lo que cambia es la constancia: el recordatorio sale el día que toca, en lugar de cuando alguien tiene tiempo. Y las llamadas siguen siendo de una persona.
¿Qué pasa si el cliente contesta que ya ha pagado o que la factura está mal?
El agente registra la respuesta, comprueba el cobro en la conciliación o abre la corrección de la factura, y deja de reclamar ese importe mientras se aclara. Si no puede comprobarlo, lo pasa a administración.
¿Se entera el comercial?
Sí, en el tramo que se acuerde: recibe copia de la reclamación o un aviso por su canal antes de visitar a un cliente con saldo vencido.
Traiga este proceso a la primera reunión. Le decimos cuántas horas le cuesta hoy.
El diagnóstico es gratuito y sale con el mapa del proceso, el indicador con su línea base y la hoja de coste anual. Si no compensa, se lo decimos.
Veamos dónde se van las horas