No conformidades que se cierran de verdad: registro, plazo, verificación y reincidencia, con un agente de IA
Un agente de IA para calidad registra cada no conformidad o reclamación de cliente por el canal por el que llega —aviso de planta, correo, WhatsApp del comercial—, identifica el lote, la orden y el turno, asigna responsable y plazo, y recuerda la acción antes de que venza. Cuando la acción se declara hecha, programa la verificación de eficacia y vuelve por ella. Si el defecto reaparece, lo vincula a la no conformidad anterior y lo dice.
El problema, tal como suele contarse
El sistema de calidad vive en documentos y hojas de cálculo, sin nadie que persiga a los responsables de las acciones. La acción no se hace, el cierre se convierte en un trámite antes de la auditoría y los mismos defectos se repiten.
Las reclamaciones de cliente recorren la organización a mano. En cada salto se pierden datos y, sobre todo, tiempo: el análisis de causa solo es fiable mientras el lote, la máquina y la persona siguen identificables.
Por qué el ERP no lo resuelve
El ERP, cuando tiene módulo de calidad, registra la no conformidad pero no persigue a nadie. Los sistemas documentales guardan lo que se decidió; no hacen que ocurra. Y la reclamación no entra en el ERP: la recibe una persona por teléfono, sin vínculo con el lote ni con la orden.
Qué hace el agente, paso a paso
Se dispara cuando: Se registra una no conformidad o una reclamación de cliente. Todo arranca en observación: el agente propone y su equipo compara, y la autonomía de cada paso se fija por escrito.
- Registra cada no conformidad o reclamación en el momento, venga del canal que venga, con descripción, fotos y documento de origen.Sin preguntar
- Identifica albarán, lote y orden de fabricación, y con ellos el turno, la máquina, la materia prima y los controles que se hicieron.Sin preguntar
- Avisa a calidad y a producción el mismo día con el expediente montado; y a planta si el lote afectado sigue en almacén o en curso.Sin preguntar
- Asigna y persigue responsable y plazo de la acción; recuerda antes de que venza y escala si vence.Sin preguntar
- Prepara el borrador de respuesta al cliente con lo que se sabe y lo que se está comprobando.Con su visto bueno
- Verifica la eficacia de la acción en la fecha acordada y cierra con visto bueno; reabre si el defecto vuelve.Con su visto bueno
Con qué sistemas trabaja
- ERP: albaranes, lotes y órdenes de fabricación
- Registro o sistema documental de calidad existente
- Correo, WhatsApp Business (API oficial) y el canal de avisos de planta
- Partes de control del proceso
No se sustituye ningún sistema ni se migra nada. El alcance de cada conexión se cierra en el diagnóstico, porque depende de la versión y la configuración de cada uno. Allí se le dice también, por escrito, qué parte está construida y qué parte se configura para su proceso.
Cómo se mide
| Indicador | Cómo se mide |
|---|---|
| Acciones cerradas en plazo | Acciones correctivas cerradas en su fecha sobre acciones con fecha en el periodo. |
| Defectos reincidentes | No conformidades vinculadas a otra anterior del mismo producto o causa. |
| Tiempo de respuesta al cliente | Desde que entra la reclamación hasta la primera respuesta. |
La línea base se mide en el diagnóstico, con sus datos y antes de tocar nada. Si el indicador acordado no se mueve, no se sigue.
Qué cambia en el día a día
Cada no conformidad tiene detrás a alguien que no se cansa de recordar. La reclamación llega a planta el mismo día con el lote y el turno identificados. Y la auditoría deja de ser una semana de cierres de última hora.
Preguntas frecuentes
¿Sustituye esto al sistema de gestión de calidad o a la norma?
No. El sistema documental y los procedimientos siguen siendo los suyos. El agente trabaja encima: registra, persigue y deja las evidencias donde el sistema las espera.
¿Decide el agente la causa de un defecto?
No. Reúne los datos de lote, orden, turno y controles, y señala si el defecto ya apareció antes. El análisis y la acción los decide calidad.
¿Qué ve el auditor?
Un expediente completo por no conformidad: origen, responsable, plazos, recordatorios enviados, acción, verificación de eficacia y quién autorizó cada cierre, con fecha.
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