Cada inmueble con su expediente al día: contratos, rentas, seguros y averías
ICRONO construye el sistema de gestión para empresas patrimonialistas: cada inmueble con su contrato, su inquilino, su renta y sus revisiones; los seguros y las obligaciones con su vencimiento; las averías e incidencias desde que entra el aviso hasta que se cierra con su factura; y los avisos de renovación, preaviso y actualización de renta con antelación suficiente para negociar en vez de para reaccionar.
Para quién es
Empresas patrimoniales, family offices y sociedades con cartera de inmuebles en alquiler —vivienda, local o nave— que hoy se gestionan con carpetas, hojas de cálculo y la memoria de quien lleva años llevándolas.
El problema, tal como suele contarse
Un patrimonio en alquiler es un conjunto de fechas y obligaciones que no avisan solas: la renovación, el preaviso, la actualización de renta según el índice pactado, la renovación del seguro, la revisión de la instalación. Cada una vive en su contrato, y el contrato vive en una carpeta. Mientras son diez inmuebles, la memoria alcanza; a partir de ahí, lo que no se reclama se pierde, y lo que se pierde no vuelve.
La otra mitad es la incidencia. El inquilino avisa de una avería por donde puede —una llamada, un mensaje—, y a partir de ahí el circuito depende de que alguien lo lleve: buscar al gremio, autorizar el gasto, comprobar que se hizo, conciliar la factura. Si ese circuito no está escrito, cada avería se gestiona como si fuera la primera.
Por qué no basta con la hoja de cálculo ni con el software de contabilidad
La hoja de cálculo guarda el dato pero no actúa: no avisa de una actualización de renta ni reclama un seguro. El software de contabilidad registra el cobro, que es el final del recorrido, y no sabe nada del contrato que lo origina ni de la avería que el inquilino avisó ayer. Lo que hace falta es que el expediente del inmueble sea el sitio donde viven las obligaciones y donde se dispara la acción cuando llega su fecha.
Qué hace el sistema
El expediente por activo
Contrato, inquilino, renta, garantías, seguros, suministros y documentación, colgando del inmueble. Se abre uno y está todo.
Las fechas, vigiladas
Vencimiento de contrato, plazo de preaviso, actualización de renta según el índice pactado y renovación de pólizas, avisados con la antelación que usted fije.
La actualización, calculada
Aplica el índice del contrato sobre la renta vigente, prepara la comunicación al inquilino y registra desde cuándo aplica.
La incidencia, de punta a punta
Entra por donde avise el inquilino, se convierte en parte con el inmueble identificado, se asigna al gremio, se comprueba el cierre y se concilia con su factura.
La cartera, a la vista
Qué vence este trimestre, qué está sin actualizar, qué inmueble consume más en mantenimiento y cuál lleva más tiempo vacío.
Qué sigue siendo de una persona
La negociación con el inquilino y la decisión sobre una obra. El sistema trae la fecha, el cálculo y el histórico a tiempo; qué se ofrece en una renovación o si una reforma compensa lo decide la propiedad.
Con qué sistemas se conecta
Contabilidad y facturación; bancos, para la conciliación del cobro; el canal por el que avisan los inquilinos; y los gremios y proveedores habituales.
No hay que cambiar de herramienta: se entra por donde cada sistema tenga abierto. Cómo se conecta al ERP que ya tiene.
Cómo se sabe si ha servido
Un indicador, medido antes de tocar nada y después. Si no se mueve, no se amplía.
Renovaciones y rentas actualizadas en plazo
Actualizaciones aplicadas en su fecha sobre el total de las que tocaban en el periodo.
Tiempo desde el aviso de avería hasta el cierre
Desde que el inquilino avisa hasta que la intervención está hecha y conciliada.
Renta no reclamada
Importe de actualizaciones no aplicadas a tiempo. Antes y después.
Preguntas frecuentes
¿Sirve con cartera mixta de vivienda y local?
Sí. Cambian las obligaciones y los índices, no la mecánica del expediente. Cada tipo de contrato lleva sus fechas.
¿Se puede dar acceso al inquilino?
Puede abrirse un canal para que avise incidencias y consulte su situación, con permisos acotados. Se decide si interesa y con qué alcance.
¿Qué pasa con los contratos antiguos en papel?
Se digitalizan y se extraen las fechas y condiciones que hay que vigilar. Es parte del arranque y se hace por tandas, empezando por lo que vence antes.
Empecemos por contar las horas
El diagnóstico es gratuito: una sesión sobre esta operación con las personas que la llevan. Sale con el mapa, el indicador y su línea base.
Veamos dónde se van las horas