Nada se renueva a última hora porque nadie se entera a última hora
Un agente de IA para contratos y cumplimiento mantiene la vista de qué vence en los próximos meses —pólizas, licencias, homologaciones de proveedor, documentación de subcontratas—, reclama la renovación con la antelación que usted fije, comprueba que el documento recibido corresponde a lo pedido y está en vigor, y escala lo que no llega antes de que se convierta en un problema.
El problema, tal como suele contarse
Los vencimientos son el ejemplo perfecto de trabajo que no es difícil, no es urgente ningún día concreto y tiene consecuencias caras: una renovación automática que nadie negoció, una licencia vencida, una subcontrata sin documentación el día que entra una inspección.
La información existe, pero vive en carpetas, en correos y en la memoria de alguien. No hay una vista de qué vence en los próximos noventa días, y lo que se reclama a terceros se pierde entre correos sin que nadie compruebe si lo que llegó sirve.
Por qué el ERP no lo resuelve
El ERP no guarda las fechas de preaviso de una póliza ni la validez de un certificado. Esos datos están dentro de PDF que alguien archivó, y por eso el control acaba siendo un Excel con recordatorios que se mantiene mientras alguien tiene tiempo.
Qué hace el agente, paso a paso
Se dispara cuando: Un contrato, una póliza, una licencia o un certificado entra en su ventana de vencimiento. Todo arranca en observación: el agente propone y su equipo compara, y la autonomía de cada paso se fija por escrito.
- Lee y fecha los contratos, pólizas, licencias y certificados para saber cuándo vencen y cuándo hay que preavisar.Con su visto bueno
- Vigila qué entra en ventana de vencimiento en los próximos meses, con la antelación que exija cada tipo de documento.Sin preguntar
- Avisa al responsable interno antes de que se agote el plazo de preaviso, para que se pueda negociar y no solo renovar.Sin preguntar
- Reclama a proveedores, subcontratas y compañías la documentación renovada, con constancia de lo pedido.Sin preguntar
- Comprueba que lo que llega corresponde a lo que se pidió, que está en vigor y que cubre lo que tiene que cubrir.Sin preguntar
- Escala lo que no llega tras dos reclamaciones, antes de la fecha límite y no después.Sin preguntar
Con qué sistemas trabaja
- Gestor documental donde viven contratos y certificados
- ERP: proveedores, subcontratas y centros de trabajo
- Correo y WhatsApp Business para reclamar a terceros
- Plataformas de coordinación de actividades empresariales
- Calendario y avisos del responsable de cada área
No se sustituye ningún sistema ni se migra nada. El alcance de cada conexión se cierra en el diagnóstico, porque depende de la versión y la configuración de cada uno. Allí se le dice también, por escrito, qué parte está construida y qué parte se configura para su proceso.
Cómo se mide
| Indicador | Cómo se mide |
|---|---|
| Vencimientos atendidos con antelación | Porcentaje de documentos renovados antes de su fecha límite, sobre el total vencido en el periodo. |
| Documentos obligatorios en vigor | Porcentaje sobre los exigibles, medido en cualquier momento y no solo al preparar una auditoría. |
| Renovaciones automáticas no revisadas | Número de contratos renovados sin revisión previa, que debería tender a cero. |
La línea base se mide en el diagnóstico, con sus datos y antes de tocar nada. Si el indicador acordado no se mueve, no se sigue.
Qué cambia en el día a día
Deja de haber renovaciones automáticas que nadie negoció. La documentación de terceros está en vigor cualquier día del año, no solo la semana de la auditoría. Y la vista de los próximos noventa días existe sin que nadie mantenga un Excel.
Preguntas frecuentes
¿Hay que meter todos los contratos a mano para empezar?
No. Se leen los documentos que ya tiene y se extraen fechas y plazos; lo que resulte dudoso se propone para que una persona lo confirme. El alta manual es la excepción, no el punto de partida.
¿Qué antelación se usa para avisar?
La que usted fije por tipo de documento, porque no es lo mismo una póliza con preaviso de dos meses que un certificado que se renueva en una semana. Eso forma parte del criterio escrito.
¿Puede comprobar de verdad si un certificado sirve?
Comprueba lo objetivo: que corresponde a la empresa y al centro, que está en vigor y que es el tipo de documento pedido. La valoración técnica o jurídica sigue siendo de una persona.
¿Y si el proveedor no contesta nunca?
Tras el número de reclamaciones que usted fije, escala a su responsable con el histórico de lo pedido y de lo recibido, que es lo que hace falta para tomar una decisión.
Traiga este proceso a la primera reunión. Le decimos cuántas horas le cuesta hoy.
El diagnóstico es gratuito y sale con el mapa del proceso, el indicador con su línea base y la hoja de coste anual. Si no compensa, se lo decimos.
Veamos dónde se van las horas