Casar servicio, vehículo y jornada, también cuando el aviso entra a las tres de la mañana
ICRONO construye el sistema que asigna servicios a una flota con conductor: cruza el tipo de servicio con el vehículo que puede hacerlo, el conductor habilitado y la jornada que le queda por normativa, propone la asignación, avisa al conductor y recoge la confirmación. Cuando entra un aviso urgente, recalcula sobre lo que ya está en marcha en vez de partir de cero.
Para quién es
Empresas de grúas y asistencia, transporte especial, distribución con vehículo propio y cualquier flota donde el servicio no se puede separar de quién lo conduce. Se nota especialmente cuando hay guardias, avisos fuera de horario y jornadas que la ley acota.
El problema, tal como suele contarse
Una flota con conductor tiene dos recursos que hay que casar a la vez, y casi siempre se gestionan por separado. El vehículo se sigue con un localizador; la persona, con un cuadrante. El servicio necesita los dos, y además necesita que encajen: que ese camión pueda con esa carga, que ese conductor tenga el carné y la habilitación, y que le quede jornada para hacerlo y volver.
Cuando el aviso entra fuera de horario, todo eso lo resuelve una persona de guardia con el teléfono. Funciona, pero cuesta lo que cuesta: la espera del cliente mientras se localiza a alguien, y el riesgo de asignar a quien no debía porque a las tres de la mañana nadie mira el cómputo de horas.
Por qué no basta con el localizador de flota ni con el cuadrante
El localizador contesta dónde está el vehículo, que es una pregunta necesaria pero no suficiente: no sabe si el servicio que entra cabe en ese vehículo ni si el conductor puede hacerlo. El cuadrante dice quién trabaja mañana, pero es un documento, no una decisión: no se actualiza cuando el día se rompe. La asignación es lo que junta las dos cosas, y es justo lo que hoy hace una persona a mano cada vez.
Qué hace el sistema
Asigna mirando las tres cosas
Vehículo capaz, conductor habilitado y jornada disponible, a la vez. Si algo no encaja, lo dice antes de comprometer el servicio.
Cuenta la jornada
Lleva el cómputo de conducción y descanso de cada conductor y lo tiene en cuenta al asignar, en lugar de descubrirlo después.
Avisa y recoge la confirmación
El conductor recibe el servicio por su canal y confirma; si no contesta en el tiempo fijado, escala al siguiente sin que nadie tenga que vigilarlo.
Recalcula sobre lo que hay
Cuando entra una urgencia, no reordena el día entero: mira qué servicios se pueden mover y propone el cambio mínimo.
Cierra el servicio con su parte
Kilómetros, tiempos, peajes y lo que se consumió, recogido al terminar y volcado a facturación.
Qué sigue siendo de una persona
La excepción y el trato. Aceptar un servicio que descoloca el día porque el cliente es quien es, o pedir a alguien que alargue su jornada dentro de lo que la ley permite, lo decide una persona. El sistema deja claro qué se está saltando y lo registra.
Con qué sistemas se conecta
ERP o gestión de servicios; localización de flota; tacógrafo o control de jornada; el canal de mensajería de los conductores; y facturación.
No hay que cambiar de herramienta: se entra por donde cada sistema tenga abierto. Cómo se conecta al ERP que ya tiene.
Cómo se sabe si ha servido
Un indicador, medido antes de tocar nada y después. Si no se mueve, no se amplía.
Servicios cubiertos sin recolocar a mano
Servicios asignados y confirmados sin intervención del responsable, sobre el total.
Tiempo desde el aviso hasta el conductor confirmado
Se mide desde que entra el servicio hasta que hay un conductor que ha dicho que sí.
Asignaciones corregidas por jornada o habilitación
Cuántas veces hubo que deshacer una asignación porque el conductor no podía. Antes y después.
Preguntas frecuentes
¿Se conecta con nuestro localizador de flota?
Sí, si expone una vía de conexión, que es lo normal. La posición es uno de los datos que entran en la decisión, no un sistema aparte.
¿Respeta la normativa de tiempos de conducción?
La tiene en cuenta como restricción al asignar, con los datos del control de jornada que ya use. La responsabilidad legal sigue siendo de la empresa; el sistema evita asignar a quien no puede y lo deja registrado.
¿Funciona de madrugada sin nadie delante?
Esa es la parte que más se nota. Si usted le da el tramo de autonomía, asigna y avisa solo; si prefiere visto bueno, prepara la asignación y espera. Se decide por tramos.
Empecemos por contar las horas
El diagnóstico es gratuito: una sesión sobre esta operación con las personas que la llevan. Sale con el mapa, el indicador y su línea base.
Veamos dónde se van las horas