Planificar el día de los equipos de campo, y rehacerlo cuando la realidad cambia
ICRONO construye el sistema que planifica el trabajo de los equipos que salen a la calle: asigna las visitas del día según zona, carga de trabajo, material y competencia del técnico; avisa a cada uno por el canal que ya usa; recoge el parte con lo hecho y lo consumido; y, cuando entra una urgencia o se cae una visita, rehace el reparto y avisa solo a quien cambia.
Para quién es
Empresas de mantenimiento, instalación, limpieza y servicios a domicilio con varios equipos en la calle. Se nota cuando la planificación la sostiene una persona con un cuadrante y un teléfono, y cualquier imprevisto de la mañana le come el resto del día llamando uno por uno.
El problema, tal como suele contarse
Planificar el día de varios equipos en la calle es un problema con muchas restricciones a la vez: dónde está cada uno, qué sabe hacer, qué material lleva, qué franja se le prometió al cliente y cuánta jornada le queda. Una persona puede resolverlo razonablemente bien una vez al día. Lo que no puede es rehacerlo cinco veces.
Y hay que rehacerlo, porque el día real no es el planificado: entra una avería urgente, un cliente no está, una pieza no ha llegado. Cada cambio obliga a recolocar y a avisar, y avisar significa llamar. Ese trabajo no aparece en ningún sitio como coste, pero es el que consume a quien planifica.
Al final del recorrido está el parte: lo que se hizo y lo que se gastó. Si llega tarde o incompleto, se factura tarde, se repone tarde y no hay forma de saber qué cliente da trabajo rentable y cuál no.
Por qué no basta con una app de partes ni con el calendario compartido
Una app de partes resuelve el final del recorrido: que lo hecho quede recogido. No resuelve el reparto, y mucho menos el replanteo. Un calendario compartido enseña quién tiene qué, pero no decide: sigue decidiendo la persona, y sigue llamando. La diferencia está en que el sistema proponga el reparto mirando todas las restricciones a la vez, avise por su cuenta a quien cambia, y deje constancia de por qué se movió cada visita.
Qué hace el sistema
Reparte el día
Asigna visitas por zona, franja comprometida, competencia del técnico y material disponible, y deja hueco para lo que entre.
Replanifica en caliente
Cuando entra una urgencia o se cae una visita, rehace el reparto afectado y avisa solo a quien le cambia el día, no a toda la plantilla.
Avisa por donde ya trabajan
Cada técnico recibe su trabajo por el canal que usa —WhatsApp, la aplicación que ya tengan, el correo— sin obligar a nadie a aprender otra herramienta.
Recoge el parte en el sitio
Qué se hizo, qué material se consumió, foto si hace falta y firma del cliente, en el momento y no el viernes.
Cierra el circuito
Lo consumido baja del almacén, lo hecho sube a facturación, y lo que quedó pendiente vuelve a la lista con su motivo.
Qué sigue siendo de una persona
La prioridad cuando dos urgencias compiten, y las excepciones con un cliente concreto. El sistema propone el reparto y señala el conflicto; a quién se atiende primero cuando hay que elegir lo decide el responsable, y queda registrado.
Con qué sistemas se conecta
ERP o sistema de gestión donde vivan clientes, contratos y facturación; almacén; el canal de mensajería del equipo; y el calendario de la empresa.
No hay que cambiar de herramienta: se entra por donde cada sistema tenga abierto. Cómo se conecta al ERP que ya tiene.
Cómo se sabe si ha servido
Un indicador, medido antes de tocar nada y después. Si no se mueve, no se amplía.
Visitas cumplidas en la franja comprometida
Visitas atendidas dentro de la franja que se dio al cliente, sobre el total con franja comprometida.
Partes cerrados el mismo día
Porcentaje de intervenciones con su parte completo el día en que se hicieron.
Tiempo de replanificación tras una urgencia
Desde que entra la urgencia hasta que todos los afectados tienen su día actualizado.
Preguntas frecuentes
¿Hay que cambiar la aplicación que usan los técnicos?
No necesariamente. Si la que tienen funciona, se conecta. Si el equipo trabaja con WhatsApp, se trabaja con WhatsApp por la vía oficial, con plantillas aprobadas.
¿Optimiza rutas como un GPS?
Tiene en cuenta la geografía, pero el problema no es solo kilométrico: manda la franja comprometida, la competencia del técnico y el material. Una ruta más corta que incumple una cita no sirve.
¿Quién decide el reparto, el sistema o el jefe de equipo?
El sistema propone y el responsable aprueba, hasta que se decida darle autonomía en un ámbito acotado. El tramo lo fija usted y se puede volver atrás.
Empecemos por contar las horas
El diagnóstico es gratuito: una sesión sobre esta operación con las personas que la llevan. Sale con el mapa, el indicador y su línea base.
Veamos dónde se van las horas