Planificar el día de los equipos de campo, y rehacerlo cuando la realidad cambia

Para quién es

Empresas de mantenimiento, instalación, limpieza y servicios a domicilio con varios equipos en la calle. Se nota cuando la planificación la sostiene una persona con un cuadrante y un teléfono, y cualquier imprevisto de la mañana le come el resto del día llamando uno por uno.

El problema, tal como suele contarse

Planificar el día de varios equipos en la calle es un problema con muchas restricciones a la vez: dónde está cada uno, qué sabe hacer, qué material lleva, qué franja se le prometió al cliente y cuánta jornada le queda. Una persona puede resolverlo razonablemente bien una vez al día. Lo que no puede es rehacerlo cinco veces.

Y hay que rehacerlo, porque el día real no es el planificado: entra una avería urgente, un cliente no está, una pieza no ha llegado. Cada cambio obliga a recolocar y a avisar, y avisar significa llamar. Ese trabajo no aparece en ningún sitio como coste, pero es el que consume a quien planifica.

Al final del recorrido está el parte: lo que se hizo y lo que se gastó. Si llega tarde o incompleto, se factura tarde, se repone tarde y no hay forma de saber qué cliente da trabajo rentable y cuál no.

Por qué no basta con una app de partes ni con el calendario compartido

Una app de partes resuelve el final del recorrido: que lo hecho quede recogido. No resuelve el reparto, y mucho menos el replanteo. Un calendario compartido enseña quién tiene qué, pero no decide: sigue decidiendo la persona, y sigue llamando. La diferencia está en que el agente proponga el reparto mirando todas las restricciones a la vez, avise por su cuenta a quien cambia, y deje constancia de por qué se movió cada visita.

Qué hacen los agentes

Qué sigue siendo de una persona

La prioridad cuando dos urgencias compiten, y las excepciones con un cliente concreto. El agente propone el reparto y señala el conflicto; a quién se atiende primero cuando hay que elegir lo decide el responsable, y queda registrado.

Con qué sistemas trabaja

ERP o sistema de gestión donde vivan clientes, contratos y facturación; almacén; el canal de mensajería del equipo; y el calendario de la empresa.

No hay que cambiar de herramienta: el trabajo se adapta a las que ya usa su equipo. Cómo trabaja sobre el ERP que ya tiene.

Cómo se sabe si ha servido

Un indicador, medido antes de tocar nada y después. Si no se mueve, no se amplía.

Si busca solo una parte de esto

Esta página cuenta la operación entera. Aparte, y cada una con su propio indicador, están el proceso de avisos de avería y lo que suele doler en construcción e instalaciones.

Preguntas frecuentes