Del acuerdo del comité al hecho, sin volver a preguntarlo en el comité siguiente
Un agente de IA para dirección convierte cada acuerdo del comité en un compromiso con responsable y fecha, pregunta el avance a cada uno por el canal que usa, recuerda antes de que venza el plazo —no después—, y llega al comité siguiente con el estado real de lo acordado y con lo estancado señalado.
El problema, tal como suele contarse
En casi todas las empresas el problema no es decidir: es que lo decidido ocurra. Un comité acuerda diez cosas y al mes siguiente tres han avanzado, porque el seguimiento depende de que alguien con otras veinte urgencias se acuerde de perseguir a sus iguales.
Perseguir a un igual es incómodo, y por eso se hace tarde y en grupo, en la propia reunión. El resultado es que el comité se dedica a repasar lo que no se hizo en vez de decidir lo siguiente.
Por qué el ERP no lo resuelve
Esto no vive en el ERP. Vive en un acta de Word, en una hoja compartida o en la cabeza del director general. No hay sistema que avise de que un compromiso va a vencer ni que recoja el avance sin convocar a nadie.
Qué hace el agente, paso a paso
Se dispara cuando: El comité de dirección aprueba una acción con responsable y fecha. Todo arranca en observación: el agente propone y su equipo compara, y la autonomía de cada paso se fija por escrito.
- Convierte cada acuerdo en un compromiso con responsable, fecha y criterio de cierre, a partir del acta o de la propia reunión.Con su visto bueno
- Recuerda a cada responsable antes de que venza su plazo, por su canal, con el compromiso concreto delante.Sin preguntar
- Recoge el avance que cada uno conteste, lo registra y pide lo que falte para dar algo por cerrado.Sin preguntar
- Escala a dirección lo que lleva dos recordatorios sin avance, antes del comité siguiente y no durante.Sin preguntar
- Prepara el estado real de los acuerdos para la reunión siguiente: qué se cerró, qué avanza y qué está parado y por qué.Sin preguntar
Con qué sistemas trabaja
- Actas del comité, en el formato que ya se usen
- Correo y WhatsApp Business para hablar con cada responsable
- ERP y cuadros de mando para los acuerdos que dependen de un indicador
- Gestor documental donde vivan los documentos asociados
No se sustituye ningún sistema ni se migra nada. El alcance de cada conexión se cierra en el diagnóstico, porque depende de la versión y la configuración de cada uno. Allí se le dice también, por escrito, qué parte está construida y qué parte se configura para su proceso.
Cómo se mide
| Indicador | Cómo se mide |
|---|---|
| Acuerdos cerrados en plazo | Porcentaje de compromisos cerrados en la fecha acordada, sobre el total. |
| Acuerdos con avance registrado | Porcentaje con al menos una actualización entre comité y comité. |
| Tiempo de reunión dedicado a repasar lo pendiente | Se estima antes y después con el propio comité. |
La línea base se mide en el diagnóstico, con sus datos y antes de tocar nada. Si el indicador acordado no se mueve, no se sigue.
Qué cambia en el día a día
El comité deja de empezar repasando lo que no se hizo. Cada responsable recibe el recordatorio antes de fallar, no la reprimenda después. Y lo que está parado se sabe una semana antes, cuando todavía se puede desatascar.
Preguntas frecuentes
¿No es esto una herramienta de tareas más?
Una herramienta de tareas espera a que alguien entre a actualizarla. Aquí es al revés: el agente sale a preguntar por el canal que cada uno usa y registra lo que conteste, aunque esa persona no entre nunca a ningún panel.
¿Hace falta cambiar la forma de hacer las actas?
No. Se trabaja sobre el acta que ya se escribe; lo que se acuerda es cómo se reconoce un compromiso: responsable, fecha y qué significa que está cerrado.
¿Cómo evita convertirse en spam para los directivos?
Con criterio escrito: cuándo se recuerda, cuántas veces y a partir de cuándo se escala. Un recordatorio antes del plazo y uno después es suficiente; lo demás molesta y se deja de leer.
¿Quién ve el estado de los acuerdos?
Quien usted decida. Lo normal es que cada responsable vea los suyos y dirección los de todos, con permisos por proceso como en el resto.
Traiga este proceso a la primera reunión. Le decimos cuántas horas le cuesta hoy.
El diagnóstico es gratuito y sale con el mapa del proceso, el indicador con su línea base y la hoja de coste anual. Si no compensa, se lo decimos.
Veamos dónde se van las horas