Del requisito del cliente a la oferta calculada, el mismo día
Un agente de IA para presupuestos lee lo que pide el cliente —un correo, un plano, una lista de medidas—, lo convierte en una configuración válida según las reglas de producto de la casa, calcula el precio con la tarifa y las condiciones que correspondan, y deja la oferta preparada para que el comercial la revise y la mande. Cuando el producto se configura, el motor de cálculo comprueba además que lo pedido se puede fabricar.
El problema, tal como suele contarse
Presupuestar es el cuello de botella comercial de muchas empresas que fabrican o instalan a medida: cada oferta exige interpretar lo que pide el cliente, comprobar si es fabricable, buscar precios de materiales, aplicar la tarifa que toca y redactar. Eso vive en la cabeza de dos o tres personas y compite con el resto de su trabajo.
El coste no es solo el retraso. Es el error: una configuración imposible que se descubre en fabricación, un precio calculado con una tarifa vieja, un descuento que nadie autorizó. Y como cada oferta se hace un poco distinta, comparar el margen entre ofertas es imposible.
Por qué el ERP no lo resuelve
El ERP guarda la tarifa y el histórico de ofertas, pero no interpreta un correo, no sabe si la combinación pedida se puede fabricar y no redacta. Los configuradores de producto, cuando existen, suelen vivir aparte y no hablan con el precio real ni con el stock.
Qué hace el agente, paso a paso
Se dispara cuando: Entra una petición de oferta por correo, por teléfono o desde la web. Todo arranca en observación: el agente propone y su equipo compara, y la autonomía de cada paso se fija por escrito.
- Lee la petición venga como venga: correo, PDF, hoja de medidas o la transcripción de una llamada.Sin preguntar
- Traduce lo pedido a una configuración válida según las reglas de producto, y marca lo que no encaja antes de seguir.Sin preguntar
- Calcula el precio con la tarifa del cliente, los materiales y las condiciones vigentes, y deja a la vista cada componente del importe.Sin preguntar
- Comprueba plazo y disponibilidad con el almacén y con producción antes de prometer una fecha.Sin preguntar
- Prepara la oferta redactada, con sus condiciones y su validez, lista para que el comercial la revise.Con su visto bueno
- Registra la oferta y su cálculo en el sistema, para que el margen sea comparable entre ofertas y quede el porqué de cada precio.Sin preguntar
Con qué sistemas trabaja
- ERP: tarifas, materiales, ofertas y pedidos
- Reglas de producto o configurador, si existe
- Gestión de almacén para disponibilidad
- Buzón comercial y CRM
- Documentación técnica: planos, fichas, catálogos
No se sustituye ningún sistema ni se migra nada. El alcance de cada conexión se cierra en el diagnóstico, porque depende de la versión y la configuración de cada uno. Allí se le dice también, por escrito, qué parte está construida y qué parte se configura para su proceso.
Cómo se mide
| Indicador | Cómo se mide |
|---|---|
| Días hasta enviar la oferta | Tiempo entre la petición del cliente y el envío. Se mide en el CRM o en el buzón. |
| Ofertas con cálculo trazable | Porcentaje de ofertas cuyo precio se puede descomponer y reproducir. |
| Errores de configuración detectados en fabricación | Incidencias por producto imposible o mal configurado, antes y después. |
La línea base se mide en el diagnóstico, con sus datos y antes de tocar nada. Si el indicador acordado no se mueve, no se sigue.
Qué cambia en el día a día
La oferta sale el mismo día y con el precio bien calculado, aunque quien sabe esté de vacaciones. El comercial dedica su tiempo a hablar con el cliente, no a buscar precios. Y por primera vez se puede comparar el margen de una oferta con el de otra.
Preguntas frecuentes
¿Esto es un configurador de producto?
El motor de cálculo y las reglas de producto son la pieza técnica, sí. La diferencia es que aquí no acaba en una pantalla bonita: acaba en una oferta calculada, registrada y enviada, con el proceso cerrado.
¿Sirve si cada pedido es distinto?
Es justo el caso donde más rinde. Lo que se escribe no es un catálogo cerrado, son las reglas: qué combinaciones existen, qué no se puede fabricar y cómo se calcula cada componente del precio.
¿Y si el cliente manda un plano o una foto?
Se lee lo que se pueda interpretar con fiabilidad y lo demás se marca para que una persona lo complete. Nunca se inventa una medida: lo que no está claro se pregunta.
¿Quién controla los descuentos?
Usted. El agente aplica la tarifa y las condiciones acordadas; cualquier excepción queda fuera de su ámbito y pasa por quien tenga autoridad para concederla.
Traiga este proceso a la primera reunión. Le decimos cuántas horas le cuesta hoy.
El diagnóstico es gratuito y sale con el mapa del proceso, el indicador con su línea base y la hoja de coste anual. Si no compensa, se lo decimos.
Veamos dónde se van las horas