La prueba de entrega que falta, perseguida sin que nadie la persiga
Un agente de IA para expediciones vigila qué envíos han salido y cuáles siguen sin prueba de entrega, la reclama al transportista o al cliente por su canal, registra lo que se pacta cuando hay incidencia, cruza el porte facturado con la tarifa acordada y avisa de las diferencias con el expediente ya montado para reclamar.
El problema, tal como suele contarse
Sin prueba de entrega no se factura, o se factura y luego el cliente discute. Reunir cada semana las que faltan es trabajo manual puro: cruzar lo expedido contra lo firmado, mirar portales de transportistas distintos y escribir uno a uno.
Y hay un dinero que se pierde en silencio: el porte facturado no se comprueba contra lo acordado porque revisar cada línea cuesta más que la diferencia. Lo que nadie hace es sumar doce meses de diferencias pequeñas.
Por qué el ERP no lo resuelve
El ERP sabe qué se expidió y qué se facturó, pero no sabe si llegó ni quién lo firmó. Esa información está en el portal de cada transportista, en un PDF escaneado o en una foto hecha con el móvil, que son sitios donde el ERP no mira.
Qué hace el agente, paso a paso
Se dispara cuando: Una expedición sale del almacén y su prueba de entrega no ha vuelto firmada dentro del plazo previsto. Todo arranca en observación: el agente propone y su equipo compara, y la autonomía de cada paso se fija por escrito.
- Vigila qué expediciones han salido y cuáles siguen sin prueba de entrega pasado el plazo previsto para esa ruta.Sin preguntar
- Reclama la prueba que falta al transportista o al cliente por su canal, con la referencia del envío delante.Sin preguntar
- Lee y archiva el albarán firmado que llega, aunque sea una foto o un PDF escaneado, y lo enlaza al pedido y a la factura.Sin preguntar
- Registra cada incidencia con lo que se pacta —bultos que faltan, mercancía dañada, retraso— para que quede reclamable.Sin preguntar
- Cruza el porte facturado con la tarifa acordada y señala las diferencias, línea a línea.Sin preguntar
- Prepara la reclamación al transportista con el expediente montado, para que la mande quien corresponda.Con su visto bueno
Con qué sistemas trabaja
- ERP: pedidos, albaranes y facturas
- Gestión de almacén y expediciones
- Portales y correos de transportistas
- WhatsApp Business (API oficial) para rutas y repartidores
- Gestor documental donde se archivan las pruebas de entrega
No se sustituye ningún sistema ni se migra nada. El alcance de cada conexión se cierra en el diagnóstico, porque depende de la versión y la configuración de cada uno. Allí se le dice también, por escrito, qué parte está construida y qué parte se configura para su proceso.
Cómo se mide
| Indicador | Cómo se mide |
|---|---|
| Días entre entrega y factura emitida | Media de días desde la fecha de entrega hasta la emisión, en el propio ERP. |
| Expediciones con prueba de entrega en plazo | Porcentaje sobre el total expedido, con el plazo que usted fije por ruta. |
| Diferencias detectadas en portes | Importe de las diferencias señaladas entre porte facturado y tarifa acordada. |
La línea base se mide en el diagnóstico, con sus datos y antes de tocar nada. Si el indicador acordado no se mueve, no se sigue.
Qué cambia en el día a día
Deja de haber un día a la semana dedicado a perseguir albaranes. La factura sale antes porque la prueba está donde tiene que estar. Y las incidencias con el transportista pasan de ser una conversación telefónica a un expediente con fecha.
Preguntas frecuentes
¿Funciona con varios transportistas a la vez?
Sí, y es lo normal: cada uno tiene su portal, su formato y su forma de contestar. El agente se adapta a cada uno; su equipo ve una sola lista de lo que falta.
¿Y si la prueba de entrega es una foto hecha con el móvil?
Se lee igual. Lo que importa es que quede enlazada al envío y al cliente, no el formato en que llegó.
¿Puede reclamar solo al transportista?
Reclama la prueba que falta sin preguntar, porque es rutina. La reclamación económica se prepara y la manda una persona, salvo que usted acuerde un importe por debajo del cual pueda ir sola.
¿Sirve si no tenemos flota propia?
Sí. De hecho es donde más se nota, porque el seguimiento depende de terceros que no usan sus sistemas.
Traiga este proceso a la primera reunión. Le decimos cuántas horas le cuesta hoy.
El diagnóstico es gratuito y sale con el mapa del proceso, el indicador con su línea base y la hoja de coste anual. Si no compensa, se lo decimos.
Veamos dónde se van las horas