Casos de éxito · Servicios profesionales
Casos de éxito de la IA y la automatización en servicios profesionales
En asesorías, despachos y firmas profesionales, la inteligencia artificial y la automatización ya mueven cifras concretas: las semanas al año que se iban en reclamar cobros, las horas de teclear facturas de clientes o las de redactar una propuesta. Aquí están los 12 casos del sector, cada uno con la cifra que cambió, lo que mide, el tipo de empresa y qué se automatizó.
Los 12 casos, en cifras
- 12 casos de éxito de la IA y la automatización en servicios profesionales: 5 de inteligencia artificial y 7 de automatización de procesos.
- Por área de la empresa: 9 en las finanzas, 1 en la operación, 1 en las ventas y la atención al cliente y 1 en el equipo.
- 2 de los 12 son de empresas españolas.
- El proceso con más casos relacionados es «Reclamación de cobros» (4 casos).
Los dolores de servicios profesionales, departamento por departamento y con el indicador que los mide, están en agentes de IA para servicios profesionales.
Servicios profesionales: IA y automatización en la operación
1 caso
Un pequeño despacho de lesiones que redacta una reclamación en 20 minutos
de 3 semanas a 20 minutos
tiempo para redactar una reclamación de indemnización
Un pequeño despacho estadounidense de lesiones personales, con menos de diez personas entre abogados y asistentes jurídicos
- Producción, calidad y mantenimiento
- IA
Qué se automatizó: El despacho trabaja con una plataforma de IA que revisa los historiales médicos, localiza los huecos en el tratamiento y acelera la redacción de la reclamación de indemnización.
Cómo se hace en su empresa: Análisis de datos en lenguaje normal
Servicios profesionales: IA y automatización en las finanzas
9 casos
Una asesoría que recupera tres semanas al año que se iban en perseguir cobros
3 semanas al año
tiempo de personal ahorrado en reclamar cobros
Una asesoría contable del Reino Unido
- Administración y finanzas
- Automatización
Qué se automatizó: Los recordatorios de pago repetitivos a los clientes salen solos, sin perder el trato personal, en lugar de perseguir cada deuda a mano.
Cómo se hace en su empresa: Reclamación de cobrosUn despacho contable que deja de picar facturas a mano
de 5 h a 30 minutos
tiempo del proceso contable del despacho
Un despacho contable, fiscal y laboral español con dos oficinas
- Administración y finanzas
- IA
Qué se automatizó: Las facturas se suben a una plataforma en la nube que las lee con reconocimiento de texto e IA y las contabiliza de forma automática, en lugar de picarlas a mano una a una.
Cómo se hace en su empresa: Factura, albarán y pedidoUna asesoría que contabiliza con IA y reduce a la mitad el tiempo de gestión operativa
−50 %
tiempo de gestión operativa del despacho
Una asesoría fiscal, contable y laboral española con unos 150 clientes, entre empresas y autónomos
- Administración y finanzas
- IA
Qué se automatizó: Los clientes suben su documentación a un portal o la mandan por correo; un sistema con IA lee y contabiliza las facturas, y unas reglas validan automáticamente las recurrentes, así que la mitad ya llega identificada. El equipo supervisa la contabilidad.
Cómo se hace en su empresa: Conciliación y cierre mensualUna gestoría británica que dejó de teclear facturas, tickets y extractos bancarios
más del 25 %
tiempo ahorrado al dejar de teclear los datos contables de sus clientes
Una gestoría contable británica con dos oficinas que lleva contabilidad, nóminas y auditoría a sus clientes
- Administración y finanzas
- Automatización
Qué se automatizó: Facturas, tickets, gastos y extractos bancarios y de tarjeta llegan escaneados o fotografiados; el sistema extrae sus datos, línea a línea cuando hace falta, y los vuelca en el programa de contabilidad que corresponda, sin que nadie los teclee.
Cómo se hace en su empresa: Conciliación y cierre mensualUn servicio documental alemán que extrae con IA los datos de las facturas de sus clientes
−79 %
tiempo de proceso de cada documento de sus clientes
Un proveedor alemán de servicios de gestión documental que procesa las facturas de sus clientes
- Administración y finanzas
- IA
Qué se automatizó: Las facturas de sus clientes llegan por buzones de correo, escaneadas o subidas a mano; un modelo de IA las comprueba y extrae sus datos, y el cliente corrige solo los documentos que el sistema marca para revisión.
Cómo se hace en su empresa: Factura, albarán y pedidoUna multinacional de geotecnia que baja a segundos el tiempo medio por factura de proveedor
de 2 minutos a 35 segundos
tiempo medio de tramitación de cada factura de proveedor
Una multinacional europea de geotecnia, topografía y geociencias, con más de 10.000 empleados en decenas de países
- Administración y finanzas
- IA
Qué se automatizó: Las facturas de proveedores entran por el portal de proveedores o por el correo; un sistema de IA extrae, transforma y valida los datos y los pasa al ERP, y el equipo de cuentas a pagar puede corregir cualquier incidencia antes de que la factura llegue a él.
Cómo se hace en su empresa: Factura, albarán y pedidoUn despacho de derecho de familia que apunta horas al momento y factura unos diez días antes
unos 10 días antes
adelanto en el envío de las facturas a los clientes, para cobrar antes
Un despacho estadounidense de derecho de familia con una docena de abogados
- Administración y finanzas
- Automatización
Qué se automatizó: Al enviar un correo, el programa del despacho pide apuntar el tiempo, y anota por sí solo las citas de la agenda y las llamadas hechas con su número privado; como todos apuntan las horas al momento, la facturación ya no espera a que alguien se ponga al día.
Cómo se hace en su empresa: Reclamación de cobrosUna agencia de personal para hostelería que factura en menos de una hora
de una semana a menos de 1 h
tiempo para facturar a un cliente
Una agencia de personal para hostelería
- Administración y finanzas
- Automatización
Qué se automatizó: Los clientes piden personal desde una aplicación móvil o web; el sistema envía cada servicio a los trabajadores según su cualificación, zona y disponibilidad y manda al cliente la lista del personal 24 h antes del evento. Se sincroniza con la contabilidad para facturar, y la nómina, automatizada, se exporta a una hoja de cálculo.
Cómo se hace en su empresa: Reclamación de cobrosUna pyme de servicios que dedica al cobro 1,5 horas a la semana en vez de ocho
de 8 h a 1,5 h a la semana
tiempo de la responsable financiera dedicado al cobro
Una pyme francesa de servicios que paga a su red de expertos justo después de cada misión
- Administración y finanzas
- Automatización
Qué se automatizó: El protocolo de reclamación que había diseñado la responsable financiera pasó a una herramienta que lo aplica en cada unidad de negocio, por varios canales, y que, conectada en tiempo real con la contabilidad, no reclama facturas ya pagadas.
Cómo se hace en su empresa: Reclamación de cobros
Servicios profesionales: IA y automatización en las ventas y la atención al cliente
1 caso
Una firma de asesoría que redacta sus propuestas en horas, no en una jornada
de unas 8 h a 2–4 h
tiempo para redactar una propuesta
Una firma de contabilidad y asesoría de EE. UU. con más de 1.000 empleados
- Comercial
- Automatización
Qué se automatizó: El primer borrador de cada propuesta se arma con contenidos validados de una biblioteca central, cada uno con su responsable y control de vigencia; los profesionales sénior se centran en revisar y reforzar las partes concretas que lo necesitan.
Cómo se hace en su empresa: Del requisito a la oferta calculada
Servicios profesionales: IA y automatización en el equipo
1 caso
Una empresa de trabajo temporal que deja de teclear dos veces los datos de nómina
−38 %
tiempo dedicado a procesar las nóminas
Una empresa estadounidense de selección y trabajo temporal con cinco oficinas, centrada en industria y oficina
- Administración y finanzas
- Automatización
Qué se automatizó: Los datos básicos de cada trabajador pasan solos del programa de selección al de nóminas, sin teclearlos dos veces, y queda registro de cualquier cambio en su ficha.
Cómo se hace en su empresa: Turnos y documentación del personal
Dónde encaja en su empresa
Cada caso de servicios profesionales enlaza a la ficha que cuenta cómo se hace en una empresa como la suya: qué dispara el proceso, qué queda en manos de su equipo y con qué indicador se mide.
¿Y en su empresa?
Un proceso, su indicador medido antes de tocar nada y el diagnóstico en dos sesiones.