Casos de éxito · Hostelería
Casos de éxito de la IA y la automatización en hostelería y turismo
En hostelería y turismo, la inteligencia artificial y la automatización ya mueven cifras concretas: los minutos de registrar a un huésped, las llamadas que se atienden sin esperar o las horas de prever el personal de pisos de un hotel. Aquí están los 14 casos del sector, cada uno con la cifra que cambió, lo que mide, el tipo de empresa y qué se automatizó.
Los 14 casos, en cifras
- 14 casos de éxito de la IA y la automatización en hostelería y turismo: 5 de inteligencia artificial y 9 de automatización de procesos.
- Por área de la empresa: 6 en la operación, 3 en las finanzas, 3 en las ventas y la atención al cliente y 2 en el equipo.
- 7 de los 14 son de empresas españolas.
- El proceso con más casos relacionados es «Alojamiento vacacional» (3 casos).
Los dolores de hostelería y turismo, departamento por departamento y con el indicador que los mide, están en agentes de IA para hostelería y turismo.
Hostelería: IA y automatización en la operación
6 casos
Un hotel que dejó el registro de temperaturas en papel
alrededor de 1 h al día
tiempo de personal ahorrado cada día
Un hotel del Reino Unido con cocina abierta las 24 horas y 15 frigoríficos y congeladores
- Producción, calidad y mantenimiento
- Automatización
Qué se automatizó: Sensores vigilan sin parar la temperatura de los frigoríficos y congeladores, y los controles, las alertas y los registros de seguridad alimentaria de la cocina pasan del papel a un sistema digital.
Cómo se hace en su empresa: No conformidadesUnos apartamentos turísticos que contestan solos la mayoría de los mensajes de sus huéspedes
1.010 h en 12 meses
tiempo de recepción ahorrado en contestar mensajes de huéspedes
Un complejo de apartamentos turísticos de 124 habitaciones en la costa española, con un equipo de recepción pequeño
- Atención al cliente
- IA
Qué se automatizó: Un asistente con IA atiende en tiempo real los mensajes de los huéspedes por WhatsApp y los portales de reservas y contesta por sí solo la mayoría de las peticiones, sin intervención del personal. En un año automatizó de media el 90,7 % de las conversaciones.
Cómo se hace en su empresa: Alojamiento vacacionalUna cadena de hoteles de carretera que registra a sus huéspedes en menos de un minuto
de 4 minutos a 45 segundos
tiempo medio de cada registro de entrada
Una cadena de unos 30 hoteles de carretera en el Reino Unido
- Atención al cliente
- Automatización
Qué se automatizó: Se digitalizan entradas y salidas: en un mes, el 95 % de los huéspedes registraba su llegada en línea y se usa mucho menos papel. El sistema sigue llegadas y salidas para organizar la limpieza y marca posibles cancelaciones tardías para revender la habitación.
Cómo se hace en su empresa: Alojamiento vacacionalUn hotel que invita por WhatsApp a hacer el registro en línea y descarga la recepción
de 20 % a más del 60 %
huéspedes que hacen el registro de entrada en línea
Un hotel de unas 200 habitaciones de un grupo hotelero español
- Atención al cliente
- Automatización
Qué se automatizó: El hotel invita al huésped por WhatsApp a hacer en línea el registro de entrada, con esa comunicación integrada con su sistema de gestión hotelera, y así se reducen las colas en recepción.
Cómo se hace en su empresa: Atención automática por WhatsApp y correoUna cadena hotelera que mide con IA la comida que se tira y desperdicia menos
−28 %
desperdicio de alimentos en el primer semestre de 2023
Una cadena hotelera con más de 100 hoteles en todo el mundo
- Producción, calidad y mantenimiento
- IA
Qué se automatizó: En casi medio centenar de sus hoteles, un sistema con IA rastrea y registra la comida que se tira y da a los chefs y equipos de cocina información para ajustar sus procesos y reducir lo que se desecha.
Cómo se hace en su empresa: Análisis de datos en lenguaje normalUn grupo hotelero que digitaliza la seguridad alimentaria y avisa si falla un equipo de frío
3 h al día por establecimiento
tiempo ahorrado de media entre todo el personal de cocina
Un grupo hotelero de lujo de Irlanda del Norte con 6 hoteles y un gastropub
- Producción, calidad y mantenimiento
- Automatización
Qué se automatizó: La temperatura de los equipos de cocina se registra sola y, si uno falla, se avisa al turno de noche; el resto de controles de seguridad alimentaria se anota en una tableta y la dirección saca informes automáticos.
Cómo se hace en su empresa: No conformidades
Hostelería: IA y automatización en las finanzas
3 casos
Un grupo hotelero nórdico que deja a la IA la entrada de sus facturas de proveedor
−76 %
tiempo de proceso de las facturas de proveedor
Un grupo hotelero nórdico con cientos de hoteles y cientos de miles de facturas de proveedor al año
- Administración y finanzas
- IA
Qué se automatizó: Un sistema de IA conectado al ERP procesa las facturas de proveedor que llegan sin necesidad de configurar plantillas ni reglas; los responsables de aprobarlas validan los datos, los comparan con facturas anteriores y las aprueban desde el móvil.
Cómo se hace en su empresa: Factura, albarán y pedidoUna cadena hotelera que entrega las facturas a sus clientes de empresa en un día
de 20 días a 24 h
plazo para que un cliente de empresa reciba su factura sin errores
Una cadena de más de 40 hoteles urbanos en España y en otros dos países
- Administración y finanzas
- Automatización
Qué se automatizó: Una plataforma de factura electrónica conectada al sistema de gestión hotelera emite las facturas, las hace llegar a la gran mayoría de los clientes de empresa y detecta los errores. En la mayoría de los casos no hace falta intervenir a mano; el equipo central resuelve las discrepancias en el momento.
Cómo se hace en su empresa: Reclamación de cobrosUna cadena hotelera que multiplica por cinco sus facturas sin ampliar el equipo
más de 270.000 facturas al año
facturas de proveedor que gestiona una sola persona
Una de las diez mayores cadenas hoteleras de España
- Compras
- Automatización
Qué se automatizó: Los pedidos a casi 400 proveedores salen solos por una plataforma de factura electrónica, que recibe la factura y la integra en su ERP; si no hay errores, se contabiliza sola y la cadena emite el pago.
Cómo se hace en su empresa: Factura, albarán y pedido
Hostelería: IA y automatización en las ventas y la atención al cliente
3 casos
Una gestora de apartamentos turísticos que registra cada entrada en menos de cinco minutos
de 25 a menos de 5 minutos
tiempo de cada registro de entrada del huésped
Una gestora española de apartamentos turísticos con más de 50 alojamientos
- Atención al cliente
- Automatización
Qué se automatizó: Los registros de viajeros, antes en papel en la oficina y pasados a mano al sistema de la policía al final del día, se hacen con una aplicación; el huésped que lo prefiere rellena sus datos con un enlace y entra con acceso remoto, sin pasar por la oficina.
Cómo se hace en su empresa: Alojamiento vacacionalUna cadena de restaurantes que contesta el teléfono con IA y libera a sus equipos
72 %
llamadas que atiende el agente de voz sin llegar al personal
Una cadena británica de 70 restaurantes
- Atención al cliente
- IA
Qué se automatizó: Las llamadas a cualquiera de sus restaurantes las atiende a cualquier hora un agente de voz con IA conectado al sistema de reservas, que crea, cambia y cancela reservas y responde dudas habituales: ubicación, fidelización o dietas.
Cómo se hace en su empresa: Agente de voz que atiende el teléfonoUn grupo hotelero que resuelve automáticamente casi nueve de cada diez consultas de su web
89 %
consultas de clientes en el chat de la web que se resuelven automáticamente
Un grupo hotelero con reserva directa en su web y más de 21.000 conversaciones de clientes en su chat
- Atención al cliente
- IA
Qué se automatizó: Cuando un cliente pregunta en el chat de la web por habitaciones, precios o servicios del hotel, un asistente con IA le responde a cualquier hora y le guía en la reserva dentro del chat. Las peticiones complejas pasan al personal.
Cómo se hace en su empresa: Citas y reservas
Hostelería: IA y automatización en el equipo
2 casos
Un hotel de más de 600 habitaciones que automatizó la gestión de pisos
75 horas al mes
tiempo ahorrado solo en prever el personal
Un hotel de Alemania con más de 600 habitaciones
- Personas
- Automatización
Qué se automatizó: Las limpiezas se programan de forma automática, lo que resolvió la previsión del personal, y hay una vista en tiempo real de qué habitaciones están listas para el check-in.
Cómo se hace en su empresa: Cobertura de turnosUna panadería con restaurante que hace el cuadrante de turnos en un cuarto de hora
de 3–4 h a 15 minutos como máximo
tiempo para hacer el cuadrante de turnos
Una panadería artesana de un solo local, con restaurante y bar, en una localidad turística de Canadá
- Personas
- Automatización
Qué se automatizó: Uno de los dueños monta el cuadrante en una aplicación conectada al TPV, que le muestra el presupuesto de personal según las ventas previstas; una vez publicado, los cambios e intercambios de turno se actualizan al momento.
Cómo se hace en su empresa: Turnos y documentación del personal
Dónde encaja en su empresa
Cada caso de hostelería y turismo enlaza a la ficha que cuenta cómo se hace en una empresa como la suya: qué dispara el proceso, qué queda en manos de su equipo y con qué indicador se mide.
- Alojamiento vacacional 3 casos
- Factura, albarán y pedido 2 casos
- No conformidades 2 casos
- Agente de voz que atiende el teléfono 1 caso
- Análisis de datos en lenguaje normal 1 caso
- Atención automática por WhatsApp y correo 1 caso
- Citas y reservas 1 caso
- Cobertura de turnos 1 caso
- Reclamación de cobros 1 caso
- Turnos y documentación del personal 1 caso
¿Y en su empresa?
Un proceso, su indicador medido antes de tocar nada y el diagnóstico en dos sesiones.